Mi az oka annak, hogy egyes vezetőknek soha nincs idejük, mások meg fele fáradtsággal akár kétszer annyit is elvégeznek egy napon?
Egy példával világítom meg a helyzetet:
Egyszer arra kértem egy projektvezetőt, hogy gyűjtse ki, éppen mivel is foglalkozik? Mivel megy el a napja, milyen munkákat visz haza, miért kell még hétvég is dolgoznia?
A következő eredmény született:
Közel két A/4-es oldalt hozott következő alkalommal sűrűn teleírva 12-es betűmérettel.
Csoportosítottuk aszerint, hogy mi az, amire van kijelölt szakember, de valahogy mégis a projektvezetőnél landolt a feladat. Ezeket egyszerűen majmok bolygójának hívtuk, mert emberünk kiváló alany volt arra, hogy más munkáját is elvégezze.
Valahogy így nézett ki a párbeszéd:
-„Szia Csabi, tudnál segíteni? Egyszerűen nem boldogulok a fejlesztésnek ezzel a részével…
-Mutasd csak?
-Tessék. Megnéznéd kérlek?
-Persze, szívesen, hagyd csak itt, mindjárt átfutom.-
Kis idő múlva a kolléga így fordul Csabinkhoz:
- Na sikerült megoldani?
- Még nem, de sietek.
- Figyusz, nagyon hálás vagyok, de az az igazság, hogy nekem már tegnap le kellett volna adni… Nem vennéd előbbre?
- De, de! Ne haragudj, már nézem is… „
Mi történt?
Adott egy feladat, mit valakinek el kell végezni (ez az ő „majma”) amit egy trükkös és visszautasíthatatlan kéréssel átugrasztott Csabi vállára. A majom, azaz a feladat önálló életbe kezdett Csabi vállán. Akitől kapta, ráadásul még bíztatta is a majmocskát azzal, hogy most Csabi miatt személy szerint ő lemaradásban lesz…
Magára ismert valaki?
A feladatok másik részét meg úgy csoportosítottuk, hogy: „GODOT-ra várva”
(Samuel Beckett világhírű színművére utalva, miszerint Godo soha nem jön el, csak várnak rá…) Tehát várunk valakire vagy valamire.. Mondok példákat, talán így jobban beazonosítható:
- várok a beszerzésre, azt ígérték, visszaszólnak
- állítólag holnap fognak dönteni az ajánlatunkról, de igaz, hogy már a múlt hétre ígérték…
- már hívtam, de nem vette fel a telefont…. Mikor hívtad? Hát még délelőtt…
- azt ígérte az informatikus, hogy megnézi a gépemet, de még nem ért ide…
- holnap hozzák a festéket a nyomtatóba, addig nem tudok mit csinálni..
- ezzel most még ráérek, mert csak jövő hétre kell nekik az anyag…
- 10 perc múlva megyek megbeszélésre, most már nincs értelme nekilátni
Véleményem szerint ezek csak látszatmunkák, mert mondjuk a várakozást azért ne hívjuk értékteremtőnek, na!
Magyarán: nincs lezárva, nem érte el a KÉSZ státuszát,. Ezek a nyitott folyamatok nagyon rondán tudnak viselkedni, éppúgy, mint a más majma. Szívják az energiánkat, feszültté tesznek, később már fáradttá, mert mindegyik kéri a figyelmünket, energiánkat, időnket, idegrendszerünket stb.
Visszatérve: megvizsgáltuk Csabi ügyeit: melyik hány százalékos készültségben van, s ezeken belül melyekre van közvetlen ráhatása. Amikor tőle független tényezők játszanak közre az eredményességében, akkor azzal nincs más teendő, minthogy abban az állapotában KÉSZ-nek nyilvánítjuk. A befejezés egy másik folyamat lesz majd.
Aminek éppen csak egy kicsike energia kell, azt priorizáltuk, s mellé írtuk, hogy kb. mennyi időre van szükség a befejezéshez. Összességében kb. 60 percnyi konkrét munkavégzési idő jött össze. S a feladatok döntő többsége ebbe a kategóriába tartozott. Így a két csoporttal azaz a más majma = vissza a feladónak, illetve a nyitott folyamatok listázása oda vezetett, hogy immárom fél oldalon elfért a mennyiség, s láttam, hogy Csabi arca hogyan simul ki.
De mit kezdjünk a többivel, merthogy még mindig van egy fél oldalnyi elvégzendő munka.
A fennmaradókkal kapcsolatban megnéztük, hogy akad-e köztük visszatérő, azaz olyan, amit minden alakalommal és rutin szerűen meg kell csinálni? Volt. Nos, azokra nyilván ki kellett dolgozni egy standard eljárást (pl. riportok, teljesítés igazolások, stb.) amelyekre elég egy formanyomtatvány, s csak az adathelyességre kell figyelni, azaz nem igényel különösebb gondolkodást.
S már ismét csökkent a lista.
És hát van/ volt nyilvánvaló olyan, amit valóban el kell végez. Erről meg azt lehet mondani: valamit azért kell csinálni Csabinak is😊
Nem olyan régen egy kontroll interjút csináltunk, ahol kiderült, hogy szigorúan tartja magát a bevált gyakorlathoz, aminek a következtében nem dolgozik esténként otthon, nincs hétvégi munka, a kollégái feleslegesen nem zavarják, nyugodt, a családja is tud rá számítani, s valahogy a dolgok rendben mennek.
Mi a tanulság?
- más majmát ne cipeld
- legyél képes dönteni, ítéleted mondani a feladatok felett pusztán azért, hogy ne ők mondjanak ítéletet feletted
- soha, soha ne hagyjál nyitottan megkezdett folyamatot. Ha nem tudsz velük mit kezdeni, akkor tedd zárt folyamattá, s ha meg kell nyitnod, arra tekints új folyamatként. Ne hagyd, hogy zabálják az agyadat.
- Ha vezető vagy, legyél képes önmagad vonatkozásában is dönteni.
Nincs több.
HA találsz, akkor jó. Ha felismerted valahol magadat, az nem jó. Tegyél ellene, kaptál receptet.
Végezetül egy lehetséges vezetői megoldást mutatok (megtörtént eset)
Egy alkalommal a tulajdonos és kereskedelmi igazgatója közötti beszélgetésnek voltam fültanúja.
Főnök:
Szeretném, ha …… (itt a feladat) holnapra elvégeznéd.
Beosztott:
Az van főnök, hogy én ezt nem biztos, hogy meg tudom csinálni, mert… ( s jöttek a VALÓBAN kifogások)
Főnök:
Rendben. Akkor megcsinálom én. Ugyanakkor szeretném elmondani, hogy egy feladatra csak egy bért vagyok hajlandó fizetni. Ha én csinálom meg, akkor nyilván enyém a bér is. Akkor kettőnk közül valaki felesleges… Ja, ha nem tudnád, én vagyok a tulajdonos… Nos, mi a válaszod?
Az illetőnek volt kedve, ideje megcsinálni….
